Passa al contenuto

15 Gennaio 2025

Proposta riduzione costi licenze Intalio BPMS.

Questa proposta è mirata a ridurre i costi delle licenze legate ai  sistemi MANAGER ACQUISTI e GESTIONE RIMBORSO FORNITURE attualmente in produzione.


Tali sistemi utilizzano il software INTALIO BPMS, che richiede una licenza d'uso con un canone annuo.

Situazione Attuale


I sistemi sono legati a un canone annuo per la licenza d'uso del software, un modello di distribuzione in cui l'azienda cliente paga una tariffa ricorrente per poter utilizzare la piattaforma o le funzionalità del prodotto.


Insiel ha dimostrato una totale competenza nella gestione dei sistemi attualmente in produzione, avendo definito, sviluppato e gestito autonomamente ogni aspetto legato a tali piattaforme. 

Questa esperienza consolidata evidenzia la capacità dell'azienda di occuparsi con successo sia della manutenzione ordinaria, assicurando la continuità operativa e il funzionamento regolare dei sistemi, sia della manutenzione evolutiva, implementando miglioramenti e adattamenti in linea con le esigenze aziendali e tecnologiche. 

Questa autonomia rappresenta un punto di forza che consente a Insiel di mantenere un controllo completo sui propri sistemi senza dipendere da supporti esterni.


Attualmente, il rinnovo della licenza è indispensabile per continuare a utilizzare il sistema vincolando l'azienda al fornitore.


Questa proposta permetterebbe di ottenere un risparmio pari al 50% dei costi delle licenze.


Insiel ha gestito Intalio BPMS in modo autonomo per più di 12 anni.


Manager Acquisti

EUR 36,000

Canone annuo

Gestione Rimb. Forniture

EUR 28,000

Canone annuo

Benefici per Insiel 

(oltre al risparmio sui costi delle licenze)


La proposta offre numerosi benefici per Insiel, tra cui la possibilità di avere pieno controllo sulla piattaforma, grazie all'adozione di tecnologie open source. Inoltre, garantisce la continuità del servizio attraverso l'ammodernamento dei sistemi, ottenendo pieno controllo sulla piattaforma ed eliminando il rischio legato all'obsolescenza tecnologica. Infine, consente di effettuare interventi evolutivi in modo più rapido ed efficace, migliorando la capacità di adattamento alle esigenze future e ampliando la gamma di servizi offerti.


Controllo e flessibilità

L'adozione di tecnologie open source riduce i costi di licenza, limitandoli esclusivamente al supporto tecnico.

Con le soluzioni open source, le aziende ottengono pieno controllo sulla piattaforma, con la possibilità di personalizzare e adattare i software alle proprie esigenze specifiche. Inoltre, la vasta comunità di sviluppatori garantisce un supporto continuo, aggiornamenti frequenti e un’ampia scelta di partner tecnologici.

Garantire la continuità del servizio in futuro.

La tecnologia che supporta il motore di Intalio BPMS è obsoleta.

Inoltre, Intalio non dispone di una roadmap evolutiva per affrontare questo debito tecnologico. 

La migrazione del sistema è quindi necessaria per garantire la continuità del servizio in futuro.

Interventi evolutivi 

L'ammodernamento consentirebbe di implementare e ampliare la copertura dei servizi mantenendo invariati i costi di manutenzione.

Alcune funzionalità presenti nel sistema proposto:

- Portale richieste

- Classificazione documenti non-strutturati

- Integrazione con ERP - SAP


FAQ

In questa sezione si trovano risposte alle domande più comuni.


Insiel è attualmente completamente autonoma nella gestione di questi sistemi e non ha avuto necessità di aprire ticket di supporto negli ultimi cinque anni.

Le funzionalità attuali del sistema, definite, sviluppate e implementate internamente, confermano che Insiel possiede le competenze necessarie per operare senza ricorrere a supporto esterno.

Tuttavia, la proposta mirata alla riduzione dei costi delle licenze prevede il coinvolgimento di supporto esterno, finalizzato esclusivamente a potenziare le capacità già esistenti e a garantire un’esecuzione del progetto più efficiente e veloce.

Il sistema Manager non richiede la migrazione dati.

I dati di GRF sono archiviati in un database e possono essere esportati in formato CSV. 

Il nuovo sistema replica la stessa struttura dei dati e consente l'importazione manuale tramite un'apposita interfaccia.

Gli utenti e i loro permessi vengono replicati nel nuovo sistema. Quest’ultimo è progettato per integrarsi con l’LDAP aziendale, garantendo l’accesso tramite le credenziali aziendali.

I punti di integrazione restano invariati, quindi non sarà necessario apportare modifiche ai sistemi già integrati.

Ci sono tre modalità di installazione del sistema: Single Tier, Docker, e Container Kubernetes.

Single Tier

Questa modalità prevede l'installazione completa del sistema su un'unica macchina o server, fisico o virtuale.

Docker

In questa modalità, il sistema viene installato all'interno di container Docker, unità software che racchiudono tutto il necessario per eseguire l'applicazione.

Container Kubernetes

Questa modalità utilizza un orchestratore come Kubernetes per distribuire e gestire i container in un cluster distribuito.

Obiettivo del ProgettoTimeline complessivaM1 : Prova di fattibilità della migrazioneM2: Implementazione e test di performanceM3: Periodo di prova in produzioneM4: Dismissione del sistema precedente

Obiettivo del Progetto

Garantire una transizione efficace e sicura dal sistema attuale a una soluzione tecnologica moderna, assicurando continuità operativa e migliorando le performance complessive.


Timeline complessiva


Totale durata stimata: 21 settimane

  • M1 - Prova di fattibilità: settimane 1–4
  • M2 - Implementazione e test di performance: settimane 5–12
  • M3 - Periodo di prova in produzione: settimane 13–18
  • M4 - Dismissione del sistema precedente: settimane 19–21


M1 : Prova di fattibilità della migrazione


  • Durata prevista: 4 settimane
  • Obiettivo: 
    • Verificare la migrazione del sistema attuale al nuovo ambiente, analizzando e provando vincoli tecnici e operativi.
  • Attività principali:
    • Analisi dei requisiti attuali e target.
    • Identificazione delle incompatibilità e dei rischi.
    • Creazione di un prototipo base per validare l'approccio.
  • Deliverable: 
    • Prototipo base di validazione
    • Report di fattibilità con piano dettagliato di migrazione.


M2: Implementazione e test di performance


  • Durata prevista: 8 settimane
  • Obiettivo: 
    • Configurare il nuovo sistema, eseguire la migrazione dei dati e testarne le performance per garantire che soddisfi i requisiti aziendali.
  • Attività principali:
    • Configurazione dell'infrastruttura e degli strumenti di supporto.
    • Migrazione di un set di dati rappresentativo.
    • Esecuzione di test di performance (stress test, carico, scalabilità).
  • Deliverable: 
    • Ambiente pronto e validato per il periodo di prova.


M3: Periodo di prova in produzione


  • Durata prevista: 6 settimane
  • Obiettivo: 
    • Introdurre il nuovo sistema in produzione in modo controllato, monitorando le prestazioni e raccogliendo feedback dagli utenti.
  • Attività principali:
    • Avvio del sistema in parallelo con quello esistente.
    • Monitoraggio costante delle performance e raccolta dati.
    • Risoluzione di eventuali problemi emersi durante l'utilizzo.
  • Deliverable: 
    • Valutazione finale del sistema con approvazione per la dismissione del precedente.


M4: Dismissione del sistema precedente


  • Durata prevista: 3 settimane
  • Obiettivo: 
    • Disattivare il vecchio sistema in modo sicuro, garantendo che tutti i dati e le funzionalità siano pienamente operativi nel nuovo ambiente.
  • Attività principali:
    • Backup finale dei dati dal vecchio sistema.
    • Rimozione sicura del sistema dismesso.
    • Comunicazione agli utenti sulla conclusione della migrazione.
  • Deliverable: 
    • Sistema precedente dismesso e nuovo sistema pienamente operativo.




Tecnologie

Camunda e Odoo rappresentano due soluzioni di eccellenza nel panorama open source, ampiamente adottate e validate da una vasta comunità di utenti e aziende in tutto il mondo.


Camunda 7 CE è una piattaforma open source per la gestione dei workflow e dei processi aziendali, progettata per automatizzare e ottimizzare i flussi di lavoro complessi. Grazie al supporto per il linguaggio BPMN (Business Process Model and Notation), Camunda permette di modellare, eseguire e monitorare i processi in modo intuitivo ed efficace. La Community Edition (CE) offre una soluzione robusta e flessibile senza costi di licenza, ideale per le organizzazioni che desiderano ridurre i costi operativi mantenendo un alto livello di efficienza. Camunda è noto per la sua leggerezza, scalabilità e facilità di integrazione con altri sistemi aziendali, rendendolo una scelta preferita per molte imprese moderne. 


Odoo 18 CE è una piattaforma ERP (Enterprise Resource Planning) open source altamente modulare e scalabile, progettata per supportare le piccole e medie imprese (PMI) nella gestione di tutti gli aspetti operativi, dalla contabilità alla logistica, dalle vendite alla produzione. La Community Edition (CE) di Odoo offre una vasta gamma di applicazioni integrate, personalizzabili e utilizzabili senza licenze a pagamento, rendendola un'alternativa economica a soluzioni proprietarie come Microsoft Dynamics e SAP. Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alle sue capacità di personalizzazione, Odoo permette alle aziende di migliorare l'efficienza, ottimizzare i processi e crescere in modo sostenibile.


Intalio v6.5 Community Edition


Per il sistema Manager Acquisti, Insiel ha utilizzato la versione 6.5 CE fino al 2018. 

Nel 2019 è stato effettuato un upgrade alla versione 7.5 Enterprise Edition, attualmente in produzione. 

Entrambe le versioni condividono lo stesso motore di orchestrazione, una caratteristica che ha consentito di effettuare l'upgrade senza modificare i processi, rendendo possibile un eventuale ritorno alla versione precedente con la stessa facilità.

La proposta include il roll-back alla versione CE per evitare la necessità di ridefinire i processi in Camunda e per mantenere le API esposte inalterate.

Principali caratteristiche del sistema


Wetraba è una piattaforma completa che offre una vasta gamma di funzionalità per ottimizzare i processi aziendali e migliorare l'efficienza operativa.


Workflow e Processi


Utilizza i workflow automatizzati per accelerare l'evasione delle richieste.


Crea regole aziendali e configura automazioni nei workflow, come l'assegnazione degli agenti, i processi di approvazione in più fasi e le automazioni specifiche per ciascun servizio.


Mantieni tutti gli stakeholder costantemente informati grazie a notifiche tempestive, attivate automaticamente in base alle regole stabilite.

Gestione attività


Passa da email caotiche a processi pronti per l'audit.


Automatizza le attività manuali e ripetitive con un semplice automatore di workflow basato sul drag-and-drop, accelera le approvazioni interfunzionali e crea regole per le escalation, in modo da dare priorità agli eventi ad alto impatto e ridurre i ritardi.

Dashboards e Reportistica


Wetraba offre potenti funzionalità di dashboard e reporting che consentono alle aziende di monitorare e analizzare i propri dati in tempo reale.  

I dashboard personalizzabili forniscono una panoramica visiva dei KPI (Key Performance Indicators), rendendo semplice identificare tendenze, colli di bottiglia e opportunità di miglioramento. 

Gli utenti possono creare report automatizzati o su richiesta, con la possibilità di esportare i dati in vari formati per ulteriori analisi o condivisioni. 

Queste funzionalità aiutano le organizzazioni a prendere decisioni informate, migliorare l'efficienza e garantire il rispetto degli obiettivi strategici.

Portale Richieste


Richiedi sul portale tutto ciò di cui il tuo cliente o dipendente ha bisogno.


Offri ai tuoi utenti finali un'esperienza di acquisto simile a quella di un'app per consumatori, con un catalogo di servizi pubblicato sul portale dedicato agli utenti finali.


Dai agli utenti finali la possibilità di gestire autonomamente i propri servizi e semplifica il processo di ricerca con un portale intuitivo, facile da navigare, dotato di funzionalità di ricerca e accessibile anche da dispositivi mobili.

Form di inserimento dati 


Wetraba include un editor di form intuitivo e potente, progettato per semplificare la creazione e la personalizzazione dei moduli utilizzati nei processi aziendali. 

Grazie all'interfaccia drag-and-drop, gli utenti possono creare moduli dinamici senza necessità di competenze tecniche avanzate, adattandoli facilmente alle esigenze specifiche dell'organizzazione.